1. Avtalepart
LEI System OU, et privat aksjeselskap registrert i Estland, er avtaleparten som leverer tjenester under varemerket LEI System. I tilfeller hvor det ikke finnes noe lokalt datterselskap av LEI System i kundens bostedsland, vil LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) fungere som standard juridisk enhet. LEI System opptrer som en LEI-registreringsagent og samarbeider med den offisielt akkrediterte lokale driftsenheten (LOU), Ubisecure Oy (som driver virksomhet under navnet RapidLEI), som har LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Søknad om og forvaltning av LEI-koder
2.1. Kunden kan sende inn en forespørsel om å få tildelt, fornye eller overføre en Legal Entity Identifier ved å fylle ut det aktuelle nettskjemaet og fullføre betalingen med en godkjent metode, for eksempel kredittkort eller PayPal.
2.2. Ved å sende inn søknaden bekrefter og godtar kunden disse vilkårene og betingelsene, og bekrefter at alle oppgitte opplysninger er korrekte. Søkeren bekrefter at vedkommende har fullmakt til å opptre på vegne av den aktuelle juridiske enheten. Enkelte kontaktopplysninger kan bli delt med LOU-en for å støtte validering.
2.3. Kunden gir LEI System fullmakt til å godta LOU-ens vilkår og betingelser (f.eks. RapidLEI sine) på kundens vegne. Alle avtaler med LOU-er er basert på GLEIFs retningslinjer og er i hovedsak like. RapidLEIs vilkår for bruk finnes for eksempel på https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System gis fullmakt til å opptre på vegne av kundens juridiske enhet i saker knyttet til LEI-koden, inkludert utstedelse, årlig fornyelse og overføring.
2.5. Når en LEI-kode overføres fra en annen leverandør til LEI System, kan det være nødvendig å bytte LOU. En overføring må skje før eller samtidig med fornyelse.
2.6. LEI-koder som forvaltes av LEI System, kan fornyes inntil 60 dager før utløpsdatoen. Ved tidlig fornyelse etter en overføring fra en annen tjenesteleverandør kan gyldighetsperioden bli redusert.
2.7. Behandlingen starter så snart både søknaden og betalingen er mottatt.
2.8. LEI System kan be om dokumentasjon som bekrefter søkerens fullmakt, inkludert, men ikke begrenset til, en fullmakt (Power of Attorney).
2.8.1. Fullmakter må utelukkende signeres av personer som er offisielt bemyndiget til å representere den juridiske enheten. Det er strengt forbudt å utgi seg for å ha signaturmyndighet man ikke har.
2.8.2. Før en LEI-kode utstedes eller fornyes, sender LEI System, i samarbeid med LOU-en, en forespørsel om dataverifisering til det offisielle registeret i den aktuelle jurisdiksjonen, slik det er anerkjent av GLEIF. Opplysningene som mottas fra denne forespørselen, videresendes til kunden for gjennomgang og bekreftelse.
2.8.3. Kunden har rett til å bekrefte eller avvise opplysningene som er hentet fra registeret. Ved avvisning må kunden begrunne dette og bringe sine opplysninger i samsvar med det offisielle registeret i den aktuelle jurisdiksjonen før LEI-koden kan utstedes eller fornyes.
2.8.4. Dersom opplysningene som er hentet fra registeret, samsvarer med opplysningene kunden har oppgitt i søknaden, kan LEI System etter eget skjønn bekrefte opplysningene på kundens vegne. LEI System er ikke forpliktet til å gjøre dette.
2.9. Ytterligere dokumentasjon kan etterspørres for verifiseringsformål, inkludert:
- en kopi av enhetens registreringsbevis
- identifikasjon av autoriserte representanter
- bekreftelse på stiftelsesdato
- dokumentasjon som støtter endringer i selskapsregisteret
2.10. Dersom enheten eies eller kontrolleres av et morselskap som utarbeider konsoliderte regnskaper, må nivå 2-data (morselskapsdata) oppgis. Dersom rapportering ikke er mulig, må en gyldig begrunnelse oppgis.
2.10.1. LEI System kan be om dokumentasjon som bekrefter konsolideringsstatus.
2.11. Internasjonale filialer må oppgi hovedkontorets LEI-kode, som må være aktiv (status ISSUED).
2.12. Enheter som klassifiseres som investerings- eller paraplyfond, kan bli bedt om å opplyse om fondsrelasjoner, inkludert fondsforvalter, paraplystruktur og/eller feeder-master-relasjoner.
2.12.1. Relevante dokumenter som støtter slike relasjoner, kan bli etterspurt.
2.12.2. LEI-koder må oppgis for hver relaterte enhet som nevnes.
2.13. De fleste LEI-registreringer fullføres innen 1–3 timer. Søknader som involverer mor- eller fondsrelasjoner, kan imidlertid ta opptil 48 timer. Fornyelse og overføring av LEI-koder kan ta opptil 7 dager. Ufullstendige eller feilaktige opplysninger kan føre til forsinkelser.
2.14. Når søknaden er fullført, sendes en bekreftelse og faktura til e-postadressen som ble oppgitt ved betaling.
2.15. Søknader blir bindende og ugjenkallelige ved innsending og betaling. Dette gjelder både for førstegangsregistreringer og fornyelser, inkludert overføringer.
2.16. Dersom kunden ikke sender inn nødvendig dokumentasjon, kan LEI System og dets partner-LOU gå videre med bruk av offentlig tilgjengelig informasjon. LEI-koder som ikke kan behandles på grunn av manglende opplysninger, refunderes ikke, og det påtas intet ansvar for konsekvenser som følge av dette.
2.17. Når en LEI-kode er utstedt, blir den og tilhørende referansedata offentlig tilgjengelig på nettsidene til GLEIF og LEI System. LEI-koder er permanente og kan ikke tildeles på nytt eller fjernes.
2.18. LEI System vil varsle kunden per e-post 60 dager før den planlagte fornyelsesdatoen.
3. Flerårige planer og automatisk fornyelse
3.1. Kunder kan velge å forhåndsbetale sine LEI-fornyelser for en periode på inntil fem år.
3.2. Til tross for flerårig forhåndsbetaling vil LEI-dataene fortsatt bli oppdatert årlig i henhold til GLEIFs krav. Den offisielle «neste fornyelsesdatoen» er basert på en 365-dagers syklus fra siste bekreftede fornyelse.
3.3. Dersom en LEI-kode som omfattes av en flerårig avtale, overføres til en annen tjenesteleverandør, anses avtalen med LEI System som avsluttet, og ingen refusjon vil bli utstedt.
3.4. Kunder kan aktivere automatisk fornyelse. Et forhåndsvarsel sendes til den registrerte e-postadressen 60 dager før utløpsdatoen. Kunden har fem kalenderdager fra mottak av varselet til å avbestille eller endre sine opplysninger. Dersom ingen avbestilling mottas, vil betalingen bli belastet med den opprinnelig oppgitte betalingsmetoden. Når fornyelsen er igangsatt, kan den ikke reverseres.
3.5. LEI System forbeholder seg retten til å oppdatere referansedata ved hjelp av registerkilder.
3.5.1. Dersom offisielle registre ikke er tilgjengelige, kan eksisterende referansedata benyttes ved fornyelse.
3.5.2. Dersom verifisering mislykkes, kan mor- eller fondsrelasjoner merkes som ikke-offentlige.
3.5.3. Kunden er ansvarlig for å varsle LEI System om eventuelle endringer som ikke fanges opp av registrene.
3.5.4. LEI System kan be om ytterligere støttedokumentasjon, inkludert oppdaterte regnskapstall, nye fullmaktsbrev eller unntakserklæringer.
3.5.5. Dersom nødvendig dokumentasjon ikke sendes inn innen 60 dager, kan LEI-koden bli stående ufornyet, og tjenesteavtalen kan bli avsluttet.
4. LEI-sertifikat og -merker
4.1. LEI System tilbyr følgende digitale identitetsprodukter, som kan legges til bestillingen ved betaling eller bestilles i etterkant på siden for LEI-ordredetaljer:
- Utskrivbart LEI-sertifikat: et digitalt sertifikat som inneholder selskapets LEI-data, basert på ISO 17442 – den internasjonale standarden godkjent av G20-landene. Tilgjengelig for umiddelbar nedlasting og egen utskrift.
- LEI-merke for nettsted: et lite merke for nettstedet ditt. Besøkende kan klikke på det for umiddelbart å verifisere selskapets opplysninger slik de er publisert i GLEIF-databasen.
- LEI-merke for e-post: et lite banner for e-postsignaturen din, som viser mottakere at selskapet ditt er en verifisert juridisk enhet.
4.2. Alle produktene ovenfor leveres digitalt. LEI System sender ikke fysiske sertifikater per post.
5. Tjenestegebyrer og beskatning
5.1. Priser for LEI-relaterte tjenester, inkludert registrering, fornyelse og overføring, publiseres på LEI Systems nettsted og inkluderer eventuelle GLEIF-tillegg. Gebyrer for å bestille en ny LEI-kode, overføre en LEI-kode eller fornye en LEI-kode finner du på våre prissider.
5.2. Håndtering av merverdiavgift (MVA):
- Estiske kunder: 24 % MVA gjelder.
- EU-baserte kunder med gyldig MVA-nummer: ingen MVA legges til (omvendt avgiftsplikt gjelder).
- EU-baserte kunder uten gyldig MVA-nummer: MVA beregnes etter satsen som gjelder i kundens bostedsland i henhold til EUs MVA-ordning One Stop Shop (OSS). Som leverandør av digitale tjenester er LEI System forpliktet til å innkreve og innbetale lokal MVA på vegne av kundens land, noe som betyr at MVA-satsen og reglene i kundens EU-medlemsland gjelder.
- Kunder utenfor EU: ingen MVA belastes.
5.3. Automatiske fornyelser belastes i henhold til de gjeldende prisene som er publisert på behandlingstidspunktet.
6. Refusjon og kansellering
6.1. Refusjonsforespørsler må sendes til support@leisystem.com og vil bli gjennomgått innen 7 virkedager.
6.2. Godkjente refusjoner behandles via den opprinnelige betalingsmetoden og kan ta opptil 30 dager før de når kundens bankkonto, avhengig av betalingsleverandør og bankinstitusjon.
6.3. Ved innsending av en bestilling igangsettes automatiserte arbeidsflyter og behandlingsaktiviteter umiddelbart. Registrering, fornyelse og overføring av LEI-koder involverer arbeid fra flere organisasjoner og spesialister, inkludert datainnsamling, verifisering, validering og behandling i samarbeid med den akkrediterte LOU-en (RapidLEI). Behandling av en kansellering og refusjon krever også separat administrativt arbeid, inkludert regnskapsføringer og utstedelse av kreditnotaer. Derfor gjelder et behandlingsgebyr på 40 euro for alle refusjoner, og dette trekkes fra beløpet som refunderes til kunden.
6.3.1. Behandlingsgebyret på 40 euro gjelder også der en LEI-kode ikke kan utstedes, fornyes eller overføres på grunn av forhold knyttet til søkeren eller den juridiske enheten. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, situasjoner der den juridiske enheten ikke er registrert i et offisielt nasjonalt register godkjent av GLEIF for LEI-utstedelse, der registreringen, den juridiske statusen eller lisensen ikke kan verifiseres gjennom et slikt register eller den relevante kompetente nasjonale myndigheten, eller der den juridiske enheten på annen måte ikke oppfyller kravene som gjelder for LEI-utstedelse.
Behandlingsgebyret gjelder også der kunden har oppgitt informasjonen og dokumentasjonen som er etterspurt, men denne informasjonen eller dokumentasjonen er utilstrekkelig eller ikke kan godkjennes for formålene med LEI-verifisering og -validering. Gebyret dekker administrativt arbeid, verifisering, validering og LOU-relatert arbeid som allerede er utført før det fastslås at LEI-koden ikke kan utstedes, fornyes eller overføres.
6.3.2. For LEI-søknader i enkelte jurisdiksjoner kan LOU-en (lokal driftsenhet) ilegge ytterligere jurisdiksjonstillegg for å dekke obligatoriske register- eller datainnhentingsgebyrer som pålegges av lokale myndigheter. Der dette gjelder, vises disse tilleggene ved betaling før betalingen gjennomføres. De viderefaktureres til kunden til selvkost og refunderes ikke når den aktuelle register- eller datainnhentingsprosessen er igangsatt, uavhengig av om LEI-koden til slutt utstedes.
6.4. Refusjon er ikke tilgjengelig i følgende tilfeller:
- LEI-koden er allerede utstedt eller fornyet.
- En automatisk fornyelse er gjennomført.
- En flerårig avtale er kansellert før tiden.
- Overføringen av LEI-koden har medført tap av en tidligere betalt gyldighetsperiode hos en annen tjenesteleverandør eller LOU.
- Kunden har ikke oppgitt informasjon eller dokumentasjon som kreves for å behandle bestillingen, innen 60 dager etter forespørselen.
- Opplysninger om morselskap er sendt inn, men senere funnet ugyldige eller kan ikke valideres.
6.5. All håndtering av refusjon og kansellering er underlagt gjeldende GLEIF Registration Agent Governance Framework og eventuelle obligatoriske krav som gjelder for prosessen med utstedelse, fornyelse eller overføring av LEI-koder.
7. Tredjepartstjenester og markedsføringspartnere
7.1. LEI System kan sette ut visse støttetjenester til spesialiserte tredjepartsleverandører. Dette kan omfatte:
- hosting og vedlikehold av nettplattformer
- sikker betalingshåndtering
- kommunikasjonstjenester (f.eks. e-post, varsler)
- verktøy for innsamling av kundetilbakemeldinger
7.2. Disse leverandørene kan få tilgang til kundedata utelukkende i den grad det er nødvendig for å levere sine tjenester, underlagt konfidensialitets- og databeskyttelsesavtaler.
7.3. Kontaktopplysninger (foretaksnavn, representant, e-post osv.) kan deles med utvalgte markedsføringspartnere som tilbyr tjenester som er relevante for kunden.
7.4. Tredjepartsleverandører kan kontakte kunder direkte angående sine tjenester dersom disse er relatert til LEI Systems virksomhet.
7.5. Alt samarbeid med tredjeparter er underlagt personvernstandarder som er like høye som eller høyere enn de LEI System selv har fastsatt.
7.6. Ved å bruke LEI Systems tjenester samtykker kunden til ovennevnte ordninger.
8. Lovvalg og avsluttende bestemmelser
8.1. Kunden er alene ansvarlig for alle handlinger og forpliktelser knyttet til den juridiske enhetens LEI-kode.
8.2. LEI System påtar seg intet ansvar for økonomiske eller regulatoriske konsekvenser som følge av forsinkelser eller feil i behandlingen av LEI-koder.
8.3. Disse vilkårene og betingelsene kan oppdateres uten forvarsel. Den nyeste versjonen er alltid tilgjengelig på leisystem.com.
8.4. Denne avtalen, samt enhver tvist eller ethvert krav som oppstår av eller i forbindelse med den, inkludert utenomkontraktslige tvister eller krav, skal reguleres av og tolkes i samsvar med lovgivningen i Republikken Estland. Domstolene i Republikken Estland skal ha eksklusiv jurisdiksjon til å avgjøre enhver slik tvist eller ethvert slikt krav.