1. Avtalepart
LEI System OU, et privat aksjeselskap registrert i Estland, er avtaleparten som leverer tjenester under varemerket LEI System. I tilfeller der det ikke finnes noe lokalt datterselskap av LEI System i kundens bostedsland, vil LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) fungere som standard juridisk enhet. LEI System opptrer som en LEI-registreringsagent og samarbeider med den offisielt akkrediterte lokale driftsenheten (LOU), Ubisecure Oy (som driver virksomhet under navnet RapidLEI), som har LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Forespørsel om og administrasjon av LEI
2.1. Kunden kan sende inn en forespørsel om å få tildelt, fornye eller overføre en Legal Entity Identifier ved å fylle ut det aktuelle nettskjemaet og fullføre betalingen med en godkjent metode, som kredittkort eller PayPal.
2.2. Ved å sende inn søknaden godtar kunden disse vilkårene og betingelsene og bekrefter at alle oppgitte opplysninger er korrekte. Søkeren bekrefter at vedkommende har fullmakt til å opptre på vegne av den aktuelle juridiske enheten. Enkelte kontaktopplysninger kan deles med LOU-en for å støtte valideringen.
2.3. Kunden gir LEI System fullmakt til å godta LOU-ens vilkår og betingelser (f.eks. RapidLEI sine) på deres vegne. Alle LOU-avtaler er basert på GLEIFs retningslinjer og er i hovedsak like. RapidLEI sine tjenestevilkår finnes for eksempel på https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System gis fullmakt til å opptre på vegne av kundens juridiske enhet i saker knyttet til LEI-en, inkludert utstedelse, årlig fornyelse og overføring.
2.5. Når en LEI overføres fra en annen leverandør til LEI System, kan det være nødvendig å bytte LOU. Overføringen må skje før eller samtidig med fornyelsen.
2.6. LEI-er som administreres av LEI System, kan fornyes inntil 60 dager før utløpsdatoen. Ved tidlig fornyelse etter en overføring fra en annen tjenesteleverandør kan gyldighetsperioden bli redusert.
2.7. Behandlingen starter så snart både søknaden og betalingen er mottatt.
2.8. LEI System kan be om dokumentasjon som bekrefter søkerens fullmakt, inkludert, men ikke begrenset til, en fullmakt (Power of Attorney).
2.8.1. Fullmakter må utelukkende signeres av personer som er offisielt bemyndiget til å representere den juridiske enheten. Det er strengt forbudt å utgi seg for å ha signaturmyndighet eller gi uriktige opplysninger om dette.
2.8.2. Før en LEI utstedes eller fornyes, sender LEI System, i samarbeid med LOU-en, en forespørsel om dataverifisering til det offisielle registeret i den aktuelle jurisdiksjonen, slik det er anerkjent av GLEIF. Dataene som hentes inn gjennom denne forespørselen, sendes til kunden for gjennomgang og bekreftelse.
2.8.3. Kunden har rett til å bekrefte eller avvise dataene som er hentet fra registeret. Ved avvisning må kunden gi en begrunnelse og bringe sine data i samsvar med det offisielle registeret i den aktuelle jurisdiksjonen før LEI-en kan utstedes eller fornyes.
2.8.4. Dersom dataene som er hentet fra registeret, samsvarer med dataene kunden har oppgitt i søknaden, kan LEI System, etter eget skjønn, bekrefte dataene på vegne av kunden. LEI System har ingen plikt til å gjøre dette.
2.9. Ytterligere dokumentasjon kan bli forespurt for verifiseringsformål, inkludert:
- en kopi av enhetens registreringsbevis
- identifikasjon av autoriserte representanter
- dokumentasjon på stiftelsesdato
- dokumentasjon som støtter endringer gjort i selskapsdokumenter
2.10. Dersom enheten eies eller kontrolleres av et morselskap som utarbeider konsoliderte regnskaper, må nivå 2-data (morselskapsdata) oppgis. Dersom rapportering ikke er mulig, må det oppgis en gyldig begrunnelse.
2.10.1. LEI System kan be om dokumentasjon som bekrefter konsolideringsstatus.
2.11. Internasjonale filialer må oppgi hovedkontorets LEI, som må være aktiv (status ISSUED).
2.12. Enheter som klassifiseres som investeringsfond eller paraplyfond, kan bli bedt om å oppgi fondsrelasjoner, inkludert forvalter, paraplystruktur og/eller feeder-master-relasjoner.
2.12.1. Relevante dokumenter som støtter slike relasjoner, kan bli forespurt.
2.12.2. LEI må oppgis for hver relatert enhet det vises til.
2.13. De fleste LEI-registreringer fullføres innen 1–3 timer. Søknader som involverer mor- eller fondsrelasjoner, kan imidlertid ta opptil 48 timer. Fornyelser og overføringer av LEI kan ta opptil 7 dager. Ufullstendige eller feilaktige data kan føre til forsinkelser.
2.14. Når søknaden er fullført, sendes en bekreftelse og faktura til e-postadressen som ble oppgitt ved betaling.
2.15. Søknader blir bindende og ugjenkallelige når de er sendt inn og betalt. Dette gjelder både for førstegangsregistreringer og fornyelser, inkludert overføringer.
2.16. Dersom kunden ikke sender inn nødvendig dokumentasjon, kan LEI System og partner-LOU-en gå videre med offentlig tilgjengelig informasjon. LEI-er som ikke kan behandles på grunn av manglende data, refunderes ikke, og det påtas intet ansvar for konsekvenser som følge av dette.
2.17. Når en LEI er utstedt, blir den og tilhørende referansedata offentlig tilgjengelig på nettsidene til GLEIF og LEI System. LEI-er er permanente og kan ikke tildeles på nytt eller fjernes.
2.18. LEI System vil varsle kunden per e-post 60 dager før planlagt fornyelsesdato.
3. Flerårige avtaler og automatisk fornyelse
3.1. Kunder kan velge å forhåndsbetale sine LEI-fornyelser for en periode på inntil fem år.
3.2. Til tross for flerårig forhåndsbetaling vil LEI-dataene fortsatt bli oppdatert årlig, slik GLEIF krever. Den offisielle «neste fornyelsesdatoen» er basert på en 365-dagers syklus fra siste bekreftede fornyelse.
3.3. Dersom en LEI som er omfattet av en flerårig avtale, overføres til en annen tjenesteleverandør, anses avtalen med LEI System som avsluttet, og ingen refusjon vil bli gitt.
3.4. Kunder kan aktivere automatisk fornyelse. Et forhåndsvarsel sendes til den registrerte e-postadressen 60 dager før utløpsdatoen. Kunden har fem kalenderdager fra mottak av varselet til å avbestille eller endre sine opplysninger. Dersom ingen kansellering mottas, vil betalingen bli behandlet med den opprinnelig oppgitte betalingsmetoden. Når fornyelsen er igangsatt, kan den ikke reverseres.
3.5. LEI System forbeholder seg retten til å oppdatere referansedata ved hjelp av registerkilder.
3.5.1. Dersom offisielle registre ikke er tilgjengelige, kan eksisterende referansedata brukes til fornyelse.
3.5.2. Dersom verifisering mislykkes, kan mor- eller fondsrelasjoner merkes som ikke-offentlige.
3.5.3. Kunden er ansvarlig for å varsle LEI System om eventuelle endringer som ikke fanges opp av registrene.
3.5.4. LEI System kan be om ytterligere støttedokumentasjon, inkludert oppdaterte regnskaper, nye fullmaktsbrev eller unntakserklæringer.
3.5.5. Dersom nødvendig dokumentasjon ikke leveres innen 60 dager, kan LEI-en bli stående ufornyet, og tjenesteavtalen kan bli avsluttet.
4. LEI-sertifikat og merker
4.1. LEI System tilbyr følgende digitale identitetsprodukter, som kan legges til bestillingen ved kassen eller etterspørres senere på siden for LEI-ordredetaljer:
- Utskrivbart LEI-sertifikat: et digitalt sertifikat som inneholder selskapets LEI-data, basert på ISO 17442 — den internasjonale standarden godkjent av G20-landene. Tilgjengelig for umiddelbar nedlasting og egen utskrift.
- LEI-merke for nettside: et lite merke til nettsiden din. Besøkende kan klikke på det for umiddelbart å verifisere selskapets opplysninger slik de er publisert i GLEIF-databasen.
- LEI-merke for e-post: et lite banner til e-postsignaturen din, som viser mottakerne at selskapet ditt er en verifisert juridisk enhet.
4.2. Alle produktene ovenfor leveres digitalt. LEI System sender ikke fysiske sertifikater per post.
5. Tjenestegebyrer og skatt
5.1. Priser for LEI-relaterte tjenester, inkludert registrering, fornyelse og overføring, er publisert på LEI Systems nettside og inkluderer gjeldende GLEIF-tillegg. Gebyrer for å bestille en ny LEI, overføre en LEI eller fornye en LEI finner du på våre prissider.
5.2. MVA-håndtering:
- Estiske kunder: 24 % MVA gjelder.
- EU-baserte kunder med gyldig MVA-nummer: ingen MVA legges til (omvendt avgiftsplikt gjelder).
- EU-baserte kunder uten gyldig MVA-nummer: MVA belastes med satsen som gjelder i kundens bostedsland i henhold til EUs One Stop Shop-ordning (OSS) for MVA. Som leverandør av digitale tjenester er LEI System pålagt å kreve inn og betale lokal MVA på vegne av kundens land, noe som betyr at MVA-satsen og reglene i kundens EU-medlemsland gjelder.
- Kunder utenfor EU: ingen MVA belastes.
5.3. Automatiske fornyelser belastes basert på gjeldende priser publisert på behandlingstidspunktet.
6. Refusjon og kansellering
6.1. Forespørsler om refusjon må sendes til info@leisystem.com og vil bli gjennomgått innen 7 virkedager.
6.2. Refusjoner behandles via den opprinnelige betalingsmetoden og kan ta opptil 30 dager før de når din bankkonto, avhengig av bankforbindelsen.
6.3. Så snart en bestilling er sendt inn, igangsettes automatiserte arbeidsflyter umiddelbart. Registrering, fornyelse og overføring av LEI innebærer arbeid fra flere organisasjoner og spesialister — inkludert innsamling, verifisering og validering av data i samarbeid med den akkrediterte LOU-en (RapidLEI). Behandling av en refusjon krever separat administrativt arbeid, inkludert regnskapsføring og utstedelse av kreditnotaer. Derfor påløper det et behandlingsgebyr på 40 € for alle refusjoner.
6.3.1. For LEI-søknader i enkelte jurisdiksjoner kan LOU-en (Local Operating Unit) legge til ytterligere jurisdiksjonstillegg for å dekke obligatoriske registreringsgebyrer som lokale myndigheter krever. Der dette gjelder, vises tilleggene ved kassen før betaling. De viderefaktureres til kunden uten påslag og refunderes ikke når datainnhentingsprosessen er igangsatt, uavhengig av om LEI-en til slutt utstedes.
6.4. Refusjon er ikke tilgjengelig i følgende tilfeller:
- LEI-en er allerede utstedt eller fornyet.
- Automatisk fornyelse er fullført.
- En flerårig avtale er kansellert før tiden.
- Overføringen av LEI-en har medført tap av gyldighetsperiode.
- Kunden har ikke levert nødvendig informasjon innen 60 dager.
- Morselskapsdata ble sendt inn, men senere ugyldiggjort.
6.5. All håndtering av refusjoner er underlagt GLEIFs styringsrammeverk for RA (RA Governance Framework).
7. Tredjepartstjenester og markedsføringspartnere
7.1. LEI System kan sette ut visse støttetjenester til spesialiserte tredjepartsleverandører. Dette kan omfatte:
- hosting og vedlikehold av nettplattformer
- sikker betalingshåndtering
- kommunikasjonstjenester (f.eks. e-post, varsler)
- verktøy for innsamling av kundetilbakemeldinger
7.2. Disse leverandørene kan få tilgang til kundedata strengt begrenset til det som er nødvendig for å levere sine tjenester, i henhold til avtaler om konfidensialitet og databeskyttelse.
7.3. Kontaktopplysninger (firmanavn, representant, e-post osv.) kan deles med utvalgte markedsføringspartnere som tilbyr tjenester relevante for kunden.
7.4. Tredjepartsleverandører kan kontakte kunder direkte angående sine tjenester dersom dette er knyttet til LEI Systems virksomhet.
7.5. Alle tredjepartsengasjementer er underlagt personvernstandarder som er like høye som, eller høyere enn, de som gjelder for LEI System.
7.6. Ved å bruke LEI Systems tjenester samtykker kunden til ordningene beskrevet ovenfor.
8. Jurisdiksjon og avsluttende bestemmelser
8.1. Kunden er alene ansvarlig for alle handlinger og forpliktelser knyttet til deres juridiske enhets LEI.
8.2. LEI System påtar seg intet ansvar for økonomiske eller regulatoriske konsekvenser som følge av forsinkelser eller feil i LEI-behandlingen.
8.3. Disse vilkårene og betingelsene kan oppdateres uten varsel. Den nyeste versjonen er alltid tilgjengelig på leisystem.com.
8.4. Denne avtalen og enhver tvist eller ethvert krav som oppstår i forbindelse med den, inkludert tvister eller krav utenfor kontrakt, skal reguleres av og tolkes i samsvar med lovgivningen i Republikken Estland. Domstolene i Republikken Estland skal ha eksklusiv jurisdiksjon til å avgjøre enhver slik tvist eller ethvert slikt krav.